Introducción
La integridad es la clave del éxito, está estrechamente relacionado con nuestra reputación y por ello, es labor de todos salvaguardarla.
La reputación influye directamente en la visión que nuestro cliente tiene de nuestros servicios.
Actuar con integridad es algo más que salvaguardar la imagen y la reputación de la empresa, o que evitar infracciones legales. Supone crear un espacio en el que nos sintamos orgullosos de trabajar, y en definitiva, supone que cada uno de nosotros tengamos la certeza de que estamos haciendo lo correcto.
Gestionar nuestras actividades como profesionales, tratar a compañeros y clientes con respeto y asumir nuestras responsabilidades… En pocas palabras: trabajar con profesionalidad.
Este Código no puede abordar todas las situaciones, tampoco sirve como sustituto de su responsabilidad individual a la hora de ejercer el buen juicio y el sentido común, de modo que sus acciones nunca perjudiquen la reputación de empresa.
GRUPO ASIS rechaza la corrupción en todas sus formas.
Todo empleado, que de buena fe recabe consejo, plantee una sospecha o denuncie una conducta improcedente estará cumpliendo con nuestro Código y estará haciendo lo correcto no se tomarán represalias contra esta persona.
I. Antecedentes
GRUPO ASIS CORPORATIVO S. A. de C. V. a quien en lo sucesivo se le dominará “GRUPO ASIS” a través de este Código está comprometido en alcanzar estándares elevados de conducta de negocios y ética profesional, confiando en la integridad y lealtad de su personal, quienes en forma congruente deberán actuar con responsabilidad y profesionalismo, cumpliendo con las políticas y lineamientos de la organización así como las leyes, normas y regulaciones que rigen nuestro país.
II. Definición de términos
Conflicto de intereses
Toda actividad en la que el interés personal o a través de amigos familiares interfiere con los intereses de GRUPO ASIS, y ocurre al utilizar atribuciones del puesto, tiempo, recursos, información de la empresa, al buscar un beneficio personal de cualquier índole, causando daño moral o económico a la empresa.
Información confidencial
Información que no se ha revelado al público en general y que le proporcionan a GRUPO ASIS y su revelación causaría un daño a la empresa.
Información propiedad de GRUPO ASIS
Incluye, pero no limita todos los datos técnicos, tecnológicos, administrativos, financieros, comerciales, de negocios, de mercados, de ventas y de costos; así como las estrategias, procesos, políticas, procedimientos, invenciones, ideas, descubrimientos, marcas, nombres, secretos industriales, y comerciales, que constituyen el capital intelectual propiedad de GRUPO ASIS, ya sea por adquisición directa, generación Interna o por contar con los derechos de uso y explotación.
La información incluye pero no limita, la que se encuentra almacenada en discos de grabación, cintas, discos duros en computadoras portátiles y de escritorio, sistemas de red, y físicamente en archiveros, escritorios y lugares de trabajo.
Personal
Cada individuo que mantiene una relación laboral directa o indirecta con GRUPO ASIS en México y en el extranjero.
GRUPO ASIS
El nombre GRUPO ASIS en este código incluye a Medix Lave S.A. de C.V.
Certificado de Reconocimiento
Es el documento que el personal certifica con su firma, manifestando conocer y entender las disposiciones contenidas en el Código, asumiendo la obligación de cumplir y hacer cumplir dentro de su ámbito de competencia dichas disposiciones.
III. Alcance
El Código de Conducta de Negocios y Ética Profesional es aplicable a todo el personal que labora en GRUPO ASIS, quienes se obligan a acatar en palabra y acción las normas que contiene y en los términos que éstas se establecen.
IV. Código
Acatamiento de políticas, leyes, normas y regulaciones.
El personal está obligado a conocer y acatar las políticas y lineamientos establecidos por GRUPO ASIS, así como cumplir las leyes, normas y regulaciones que establecen obligaciones para GRUPO ASIS, en los estados donde realiza negocios, evitando en todo momento involucrarlo en prácticas contrarias a las leyes.
Los acuerdos contractuales celebrados por GRUPO ASIS en otras entidades, como contratos de confidencialidad, licencias de propiedad intelectual y cualquier otro, deberán ser respetados por el personal con estricto apego a los acuerdos que ahí se establecen.
El personal se obliga a refrendar el conocimiento y cumplimiento de las políticas de GRUPO ASIS y los lineamientos que se establecen en este Código.
Conflictos de interés
En el momento que sea de su conocimiento cualquier situación de conflicto de interés real o aparente el personal está obligado a manifestarlo para su evaluación, mediante un escrito libre dirigido al Departamento de Administración. El hecho de no informar oportunamente estas situaciones se considerará como una falta, la cual se agravará cuando ésta sea detectada por otros medios.
Consistente con estos principios, es situación de conflicto de intereses:
El hecho de realizar operaciones privadas con los clientes, proveedores, socios o competidores a menos que se haya notificado y recibido autorización del personal correspondiente.
El hecho de contar con un interés financiero o llevar a cabo operaciones privadas con los clientes, proveedores, socios o competidores a menos que se haya notificado y recibido autorización del personal correspondiente.
El hecho de tener relaciones que deriven en información privilegiada o den derecho al uso de influencias, notablemente en los siguientes casos:
La tenencia directa o indirecta de acciones emitidas por un cliente, proveedor, socio o competidor
Empleos, remuneraciones y posiciones directivas fuera de la organización
El personal no podrá recibir remuneraciones de cualquier tipo provenientes de competidores, clientes, distribuidores, proveedores o entidades gubernamentales por servicios o negociaciones efectuadas en representación de GRUPO ASIS.
Los Socios de GRUPO ASIS, serán relevados automáticamente de esta obligación, siempre y cuando sus actividades no se contrapongan con el interés de GRUPO ASIS y para tal efecto, la Dirección emitirá dicha aprobación por escrito.
Inversiones personales
El personal no deberá poseer directa o indirectamente a través de familiares o amigos, intereses financieros en empresas que sean competencia, clientes, distribuidores, o proveedores de GRUPO ASIS, cuando en forma directa o indirecta pueda influir en la toma de decisiones en representación de GRUPO ASIS. Si el personal se encuentra en esta situación, deberá informar a la Dirección Adjunta.
Uso de tiempo y activos de la empresa en beneficio personal
El personal no deberá dedicar tiempo ni recursos de la empresa en trabajos ajenos o en actividades que no se consideren propias de las funciones que desempeñan. El personal
no podrá ejercer su autoridad jerárquica para obligar a un subalterno a realizar dichos trabajos o actividades.
Préstamos al personal
Los préstamos con fondos de la empresa concedidos al personal, pueden ser causa de conflicto de interés y en algunos casos las leyes prohíben los, por lo que antes de efectuar cualquier tipo de préstamos al personal con fondos de la empresa, se deberá contar con la autorización del Director. Para efectos de esta disposición los anticipos para gastos de viaje y gastos por comprobar no se consideran préstamos.
Aceptación de obsequios, regalos y entretenimiento
El personal deberá abstenerse de solicitar o aceptar para él o sus familiares, favores, obsequios, regalos, cortesías, y entretenimiento de parte de competidores, clientes, distribuidores y proveedores actuales o futuros, limitándose a recibir sólo aquellos artículos promocionales de bajo valor que ellos otorguen como una práctica comercial de manera general.
El personal podrá aceptar la hospitalidad y atenciones razonables en el contexto del manejo de negociaciones apegadas al interés de GRUPO ASIS, otorgando a cambio un trato recíproco.
Bajo ninguna circunstancia se solicitará un obsequio ni ningún otro beneficio.
Relaciones de trabajo
Las relaciones laborales estarán libres de influencias o favoritismos para garantizar que todo el personal reciba las mismas oportunidades de empleo y desarrollo.
Los parientes consanguíneos en línea ascendente, descendente, o colateral hasta el 2º grado no deberán trabajar en las áreas donde uno supervise, administre, ejercite influencia o autoridad sobre sueldos, desempeño, asignaciones de trabajo, acciones disciplinarias y oportunidades de trabajo.
Cuando el personal tenga conocimiento de un negocio en el cual trabaja o es propietario un familiar o un amigo personal y dicho negocio pretende convertirse en proveedor de servicios o productos para GRUPO ASIS, deberá abstenerse de influir personalmente para conducir la negociación a favor de dicho proveedor, y si la función que realiza tiene relación directa con las negociaciones, deberá excusarse de participar en las mismas informándolo a su jefe inmediato, quién deberá tomar las medidas preventivas pertinentes, para proteger el interés de GRUPO ASIS.
El personal deberá evitar asociarse con superiores, subordinados o amigos para cometer actos deshonestos que causen perjuicio a los intereses de GRUPO ASIS y cuando no pueda cumplir con objetividad su responsabilidad debido a la presión que ejercen sobre él para actuar deshonestamente, deberá comunicar este hecho a la Subdireccion de Administración.
Actividades cívicas y de servicio
El personal es libre de participar en actividades cívicas, caritativas, educativas, religiosas o políticas en su comunidad, sin embargo cuando emita juicios deberá aclarar que se trata de puntos de vista personales y que éstos no mantienen relación alguna con la posición de GRUPO ASIS.
El personal no podrá realizar actividades de cabildeo ante la comunidad, autoridades y organismos oficiales en representación de GRUPO ASIS, sin la aprobación expresa y por escrito de la Dirección Adjunta.
Uso de información privilegiada
Toda información privilegiada concerniente a GRUPO ASIS, deberá tratarse con confidencialidad y evitar su difusión, salvo a aquellas personas que por su posición deban conocerla.
Confidencialidad y propiedad de la información
El personal tiene el deber de salvaguardar la confidencialidad y la propiedad de la información de GRUPO ASIS, de sus clientes y proveedores. El personal tiene estrictamente prohibido utilizar esta información para beneficio personal, de familiares o terceros, asumiendo la responsabilidad por las consecuencias de su divulgación no autorizada.
Se deberá evitar discutir información confidencial en lugares públicos, círculos familiares, con terceras personas y aún con compañeros de trabajo que no tengan relación directa con dicha información. Esta obligación subsistirá aún y cuando el personal deje de trabajar para GRUPO ASIS.
El personal que sin autorización comunique información de GRUPO ASIS no pública, privilegiada o confidencial a terceras personas o compañeros de trabajo, quienes posteriormente revelen esta información, causando o pudiendo causar un perjuicio a los intereses de GRUPO ASIS, será acreedor a sanciones internas. Adicionalmente los involucrados en la revelación no autorizada, serán sujetos a procesamiento que puede resultar en sanciones civiles o criminales o ambas por violaciones a la ley.
La información con derechos de propiedad reservados a favor de GRUPO ASIS, a la que el personal tiene acceso, no deberá ser reproducida, sin la autorización expresa del área responsable de su generación y custodia. La Dirección Adjunta de la empresa deberá asegurarse que el personal externo con acceso a esta información, cumplan con este lineamiento, estableciendo las medidas de control que preserven el interés de GRUPO ASIS, garantizando la reparación del daño causado por la violación a esta disposición.
Algunos ejemplos:
-Las propuestas o proyectos referentes a productos nuevos
-Información no publicada o de marca registrada respecto al diseño y al rendimiento de un producto, de investigación
-Desarrollo, fabricación, distribución, comercialización y ventas
-Información proporcionada a los clientes, información sobre ventas, órdenes de compra, términos y condiciones de la venta
-Contratos principales
-Adquisiciones propuestas o asociaciones en participación
-El contenido de los expedientes de acciones legales, y en particular acciones legales relacionadas con la propiedad intelectual constituyen una ventaja esencial que debe ser preservada y protegida por todos los distribuidores
-De forma similar, deberán abstenerse de divulgar cualquier información confidencial que pertenezca a un ex empleado
Veracidad de Información
Los distribuidores deberán, asegurarse de la precisión y confiabilidad de la información.
Trato justo y honesto a clientes, proveedores, competencia y al personal
Clientes
Las negociaciones con nuestros clientes se deberán ganar con base en la calidad, precio y servicio de nuestros productos y la habilidad para cumplir los compromisos contraídos. Queda prohibido usar datos falsos con el fin de aparentar el cumplimiento de las especificaciones del cliente, cuando éstas no se hayan alcanzado.
No se deberán rechazar negociaciones comerciales con clientes, por el simple hecho de que entre sus proveedores se incluyan competidores directos o indirectos de GRUPO ASIS. Las prácticas comerciales se deberán apegar a las normas que establece la Ley que regula el comercio. Cualquier duda con respecto a la aplicación de la misma deberá ser consultada con la Dirección Adjunta.
El personal deberá abstenerse a nuestros clientes cualquier beneficio que vaya en contra de las prácticas comerciales de GRUPO ASIS, excepto en lo que corresponde a artículos promocionales otorgados en forma general y el trato recíproco en la hospitalidad y atenciones en el contexto del manejo de negociaciones apegadas al interés de GRUPO ASIS.
Proveedores
El personal que en representación de GRUPO ASIS, participa directa e indirectamente en el proceso de abastecimiento así como en la contratación de cualquier tipo de servicios, deberá ser objetivo y seleccionar a los proveedores adecuados, sobre la base de mejores condiciones en calidad, precio y servicio de sus productos. El personal no deberá
aceptar o buscar directa o indirectamente, cualquier tipo de beneficio de un proveedor presente o futuro.
Competencia
GRUPO ASIS compite en el mercado nacional con méritos que le confiere el prestigio y calidad de sus servicios, y no tolerará que su personal haga insinuaciones o declaraciones falsas o engañosas acerca de los servicios de la competencia. Las comparaciones que se hagan entre productos y/o servicios de ambas partes, deberá de ser precisa y soportada por hechos.
GRUPO ASIS prohíbe a su personal usar cualquier método ilegal o no ético para obtener información propiedad de la competencia, incluyendo el robo o el intento por cualquier medio de inducir a revelar dicha información, de parte de empleados o ex empleados del competidor.
La información confidencial de competidores obtenida legalmente deberá usarse en un contexto apropiado y desempeño legal de los esfuerzos de inteligencia de negocios y sólo se deberá enterar el personal que deba conocerla. El personal con acceso a esta información, está obligado a mantener su confidencialidad.
Publicidad y Mercadotecnia
La comunicación a través de publicidad y mercadotecnia de GRUPO ASIS deberá ser; legal, decente, honesta, verdadera y conforme a principios de competencia justa y de buena práctica de negocios.
Comprobable y exenta de elementos que pudieran inducir a una interpretación errónea de las características de los productos y servicios que ofrece la empresa.
Personal
El personal involucrado en operaciones comerciales en representación de GRUPO ASIS, está obligado a conocer y respetar en forma estricta el contenido y el espíritu de las leyes de competencia y antimonopolio que rigen nuestro país.
El personal deberá abstenerse de vestir provocativamente (escotes, faltas muy cortas, exhibir tatuajes, aretes en la cara, en caso de sexo masculino aretes, etc.).
Deberá expresarse verbalmente, corporalmente y por escrito de forma apropiada.
Operaciones de lavado de dinero
Para dar cumplimiento a las leyes que regulan el lavado de dinero en nuestro país, la Dirección Adjunta establecerá mecanismos de control para detectar oportunamente y evitar aceptar y procesar operaciones con recursos provenientes de actividades criminales y se conducirán negocios sólo con clientes, proveedores y socios con
excelente reputación, que lleven a cabo actividades en negocios legítimos de donde provienen sus recursos.
El personal deberá actuar con diligencia y obtener información suficiente de los prospectos de clientes, proveedores y afiliados, para asegurarse que se trata de empresas y personas con negocios legales de conformidad con las leyes y que sus recursos proceden de fuentes legítimas. Cualquier indicio de actitud sospechosa, que pudiera involucrar operaciones con lavado de dinero, se deberá consultar con el Dirección Adjunta antes de llevar a cabo cualquier tipo de negociación.
Protección y uso apropiado de los activos de la compañía
El personal está obligado a preservar y proteger de un mal uso, robo, daño y sabotaje, los activos de GRUPO ASIS, evitando disponer de estos bienes y recursos en beneficio personal o incurrir en actos ilícitos que lesionen económicamente a GRUPO ASIS.
Los activos tangibles e intangibles de GRUPO ASIS, deberán ser utilizados exclusivamente para actividades relacionadas con su operación y administración.
Los activos asignados directamente al personal incluyendo equipo de cómputo (hardware y software), deberán ser usados con responsabilidad y en forma exclusiva para el desempeño de sus actividades, respetando los lineamientos para su uso correcto.
Discriminación y hostigamiento
GRUPO ASIS en estricto apego a la ley que rige nuestro país, ofrece al personal igualdad en oportunidades de contratación, sueldo, entrenamiento, desarrollo y promoción entre otros, prohibiendo la discriminación por motivos de raza, etnia, género, credo, discapacidad o preferencia sexual.
GRUPO ASIS no tolerará el acoso al personal, incluyendo el acoso sexual expresado en cualquier forma, éste incluye la conducta verbal y física que degrade o amenace al personal creando un ambiente de trabajo hostil y una interferencia inaceptable en el desempeño del trabajo o que afecte adversamente el desempeño individual.
Renuncia a la observación de normas contenidas en el Código
La renuncia de parte del personal a cumplir con alguna de las normas contenidas en el Código, deberá solicitarse anticipadamente a la Dirección Adjunta, argumentando las causas que motivan la solicitud, y sólo podrá ser concedida por la Dirección de GRUPO ASIS.
Auditoria, investigaciones y acciones disciplinarias
GRUPO ASIS, a través de la Dirección Adjunta, establecerá un programa de revisión para vigilar el cumplimiento de las normas contenidas en el presente Código.
Las denuncias por violaciones graves al Código serán informadas tan pronto se tenga conocimiento a la Dirección Adjunta, quien lo notificará de inmediato a la Dirección, para establecer el curso de las acciones a seguir.
El personal deberá cooperar completamente con las investigaciones que se realicen, proporcionando información y evidencias, obligándose a ser discreto y guardar la confidencialidad de la investigación y la documentación relacionada.
Las sanciones por incumplimiento y violaciones al Código, serán responsabilidad de la Dirección Adjunta.
Las penalidades por la falta de probidad, actos irresponsables, negligencia y violaciones a las normas contenidas en el presente Código, que ocasionen daños y perjuicios a GRUPO ASIS o al personal, incluirán llamadas de atención, advertencias, suspensión con o sin goce de sueldo, remociones de puesto, reducción del sueldo, despidos y la restitución del daño, independientemente de las penalidades que resulten cuando se trate de violaciones graves a las leyes.
El personal que presente una denuncia con datos falsos, dolo o mala fe, con la firme intención de afectar la imagen y honorabilidad de otro compañero de trabajo, será sujeto a las sanciones establecidas en este Código.
El personal que tome represalias en contra de la persona, que actuando de buena fe, eleve cualquier pregunta, queja o denuncia con relación al cumplimiento de las normas del Código, será sujeto a serias sanciones, incluyendo el despido.
El personal deberá tener en consideración que está estrictamente prohibido retener, destruir o alterar documentación, con la intención de obstruir las investigaciones realizadas por cualquier equipo de trabajo que se haya designado para realizar la investigación.
V. Instructivo
El personal se obligará a firmar el Convenio de Confidencialidad y entregarlo al departamento de Recursos Humanos para su custodia.
Los convenios formarán parte del expediente del personal, debiéndose conservar en un lugar seguro y se actualizarán cada vez que el personal cambie de puesto.
VI. Aprobación
El presente código ha sido aprobado por el Administrador único de GRUPO ASIS, S.A. el 14 de diciembre de 2018.